名刺管理アプリ「Eight」で改めて感じたメリット。すべてのビジネスマンにおすすめ出来る。

はいどうも。(@at_box)です。
昔からスマートフォンアプリの「Eight」ユーザーです。
最近転職をしたのですが、その際に改めてEightのメリットについて感じたので記事にしました。

この記事はこんな人向けです。

  • 社外の人間と会う仕事をしているビジネスマン
  • これから転職予定の人
  • 既に手元にあるたくさんの名刺の管理に困っている人

それでは、まずEightがどんなアプリなのかご紹介します!

名刺管理アプリ「Eight」とは

Sansan株式会社が運営するスマートフォンアプリ(iOS,Android対応)。
「100万人が使う名刺管理アプリ」というフレーズで最近だとCM等も打っていて、知名度時代はどんどん向上しているアプリです。

会社としては法人向けへもSansanという名刺管理サービスを販売しており、個人向けよりもCRM(既存顧客対応)に重きを置いています。
ですが、今回は個人向けの無料アプリ、Eightの内容になります。

Eightの機能的なメリット

簡単にご説明すると、名刺交換をした相手の名刺を写真データとしてクラウド保存し、いつどこからでも過去交換した名刺情報を確認できるアプリです。
仕組みとしては、写真データが送信されたらそのデータを現地で人力で入力する部隊がひたすらテキスト化してくれるというもの。
なのでデータを送ってから数日必要になりますが、画像データがテキスト化されて管理することが出来ます。

字面にすると大きい話ではないですが、コレにより大きく2つ(+α)の課題が解消されます!

データ化のメリット①検索ができる

名刺あるあるだと思いますが、どんどん名刺が溜まっていき数百枚も溜まってくると見たい情報にすぐにたどり着けない!

  • あいうえお順に管理する
  • よく使う、あんまり使わないで仕分けをしておく

など工夫している人も多いでしょうが、やっぱりどんどん溜まっていく中でそれをいちいち管理するのもストレスが溜まるんですね。

これに対してEightは検索機能があるので一発で欲しい情報へアクセスできます。
ぶっちゃけ、相手の社名や名前をうろ覚えの時もあると思います。

名前を忘れたけど、社名は分かる!
みたいなタイミングでこの検索機能にだいぶ救われた経験があります…。

  • 会社名
  • 名前
  • アドレス

などの情報から該当する名刺情報をすぐに引っ張れます。

 

データ化のメリット②無くさない

もう一つの名刺あるあるですが、もらったはずの名刺の紛失。
これは絶対に避けなくてはいけないことですが、正直なところ多くの会社でずさんな管理をしていると思います。
それに厳重に気をつけていても数百枚あるうちの1枚など、どこかに紛失しても気づくことは難しいです。

せっかく商品に対して見込み客を見つけても、連絡手段が無ければ機会損失してしまいます。

これも、Eightにスキャンをしておけば物理的になくすことはありません。
無いとは思いますが、スマートフォンを無くしてもクラウド情報からPC・タブレットなど他のデバイスから確認ができます。

【おまけ】データを自動的に更新してくれる。

これはお互いがEightの利用者であることが条件なのですが、役職や所属部署が変更になった際に自身でEight情報を更新(新しい情報の名刺を再アップロード)をすると、相手にそれが伝わります。
部署異動などで直通の電話番号等が変更になる場合でも、相手からすると自動的に更新されるので、戸惑わなくて済みます。

企業それぞれのコンプライアンスには注意

一点だけ注意事項です。
知名度が上がってきていますがまだまだこういった先進的なサービスに対して腰が重い会社もあります。

名刺情報をどこでも確認できる、というのがセキュリティー面でNGな会社もあると思います。
(徐々に減ってきているかとは思いますが。)

一応、社内規定を確認してからの利用にしましょう。

Eightのデメリットについて

さて、いい部分だけお伝えしていてもアレなのでデメリットというか工数が必要になる部分をお伝えします。

①写真を撮ってスキャンするので、何百枚もある場合には面倒くさい。

スマートフォンカメラを使って1枚ずつスキャンを行っていくので、現在数百枚取り込みたい。などの場合には多少苦労します。
一回やってしまえばずっと楽できるので、行ってしまったほうがいいですが。

※これに対して、サービス側で課題を解決する方法を提示されています。

「どこでもスキャン」というサービスで、全国の喫茶店ルノアール・貸し会議室などに置いてある端末です。
これがEightが提供しているたくさんの名刺をスキャンする専用の端末です。
これを利用すれば数百枚のスキャンも楽に行えます。

↓具体的な手順はこちらの記事で書きました。(300枚をまとめてスキャンしましたので参考にどうぞ笑)

Eightに一瞬で300枚の名刺を登録する方法・手順【めんどいを解決!】

データのアウトポートは有料会員のみ

Eightで保存したデータをもしアウトポートしたい場合は、月額400円(税抜)の有料会員になる必要があります。
2年間ほど利用していてアウトポートしたくなったタイミングは無いですが、万が一そうなった際は400円かかることだけ予め抑えておいてください。
(1ヶ月だけで有料会員を退会してもOKです。)

転職する際に、とても恩恵を感じた。

今回これを特に書きたかったのですが、最近転職をしました。
転職をしてすごく感じたのが、前職でお付き合いのあった方々との距離が離れてしまうこと。
(当たり前なのですが。)
仕事上だけでなく、人として仲良くなった方々と連絡を取りたいなーと考えていましたが、LINEの連絡先を知っているわけでもなく…

そういったシチュエーションをEightが解決してくれました。

それ以外に前職で営業で回った相手に対して、現職でも営業したい場合などでもEightのお陰で連絡ができ、とても助かっています。
個人的な営業コストが大きく削減されています。

やっぱり、転職する際に既存客の情報を持ち出そうとするのがよく思われない場合もあるので、そういう意味でもさくっと手軽にEightで登録してしまうのが有効かもしれませんね。

まとめ

長くなりましたが、Eightの紹介記事でした。
色んなアプリがリリースされていて、どんどん便利な世の中になっていっているので、それに合わせて積極的に取り入れていきたいですね。